Einkauf

Alle Produktparameter und Rechnungsfreigaben im Griff

DocuWare archiviert etwa Rechnungen, Produktbeschreibungen und Lieferscheine geordnet in einem zentralen Dokumenten-Pool. Sie vergleichen Angebote und Artikelmerkmale mit wenigen Klicks. Zudem vereinfachen und beschleunigen sich Ihre Rechnungsfreigabeprozesse
und Ihre Datenqualität erhöht sich.

Beschreibung

Wie ein Ei dem anderen?
Immer wieder müssen Sie Ersatzteile und Komponenten kaufen. Doch ist die Bestückung der Platine mit der des anderen Lieferanten vergleichbar? Entspricht der Bezugs- oder Dekostoff dem des Fabrikanten, der nicht mehr am Markt ist? Stimmen Material sowie Aufbau des Ersatzteils vollkommen mit denen des Vorgängermodells überein? Fragen über Fragen – nur leider lagert die Dokumentation der erstandenen Waren und Güter – wenn überhaupt – in Ordnern und Hängeregistern. Sie müssen suchen doch die Recherche ist äußerst langwierig und häufig aussichtslos.

Die Prozesse

Analyse von Produktmerkmalen
Der Einkauf soll alle Produktparameter analysieren und berücksichtigen.
Kostenintensive Fehler sind sonst vorprogrammiert.

Alle Parameter im Blick
Mit DocuWare liegen alle Produktspezifikationen über Jahrzehnte geordnet vor. Sie werden mit Indexkriterien archiviert: etwa mit Typ, Datum und Lieferant. Wollen Sie ein Dokument einsehen, finden Sie dies einfach über die Indexeinträge. Auch lassen sich Schlüsselbegriffe wie Produktname oder Lieferant verlinken.
Bei Bedarf können Sie zudem eine Volltextsuche ausführen, zum Beispiel nach einzelnen Bestandteilen. So haben Sie jederzeit alle Spezifikationen im Blick, egal ob Sie über Ihr ERP-System oder DocuWare zugreifen. Bei Nachbestellungen oder einem Lieferantenwechsel vermeiden Sie kostspielige Fehler.

Evaluieren von Angeboten
Im Einkauf Äpfel mit Birnen zu vergleichen hat wenig Sinn. Liegen die Angebote aller Lieferanten mit Leistungsbeschreibungen nicht geordnet vor, lassen sich diese keinem fundierten Vergleich unterziehen: Ihr Unternehmen gibt mehr Geld aus als es eigentlich müsste.

Offerten im Vergleich
Im zentralen Dokumenten-Pool von DocuWare liegen alle Angebote geordnet vor. Sie können auch Offerten von Lieferanten, die Sie bereits vor Jahren angefordert haben, mit aktuellen Angeboten vergleichen. Dokumente lassen sich über entsprechende Indexkriterien wie Angebots- oder Lieferantenname mit einem Klick aufrufen.
Sie verfolgen Preise und Leistungen und deren Entwicklung über Jahrzehnte. Markttrends sind somit jederzeit für Sie transparent. Somit wägen Sie gezielt zwischen aktuell vorliegenden Kostenvoranschlägen ab. Damit basiert Ihre Kaufentscheidung auf einer solide Grundlage und unnötige Mehrkosten werden vermieden.

Prüfen von Rechnungen
Zwischen Rechnungseingang und -zahlung verlaufen interne Freigabeprozesse oft schleppend. Rechnungskopien, die der Einkauf erstellt, durchlaufen bis zur Freigabe viele Stationen. Häufig fehlen in der Fachabteilung für die Prüfung notwendige Informationen wie Verträge oder Lieferscheine. Lange Liege- und Bearbeitungszeiten sind die Regel. Der Genehmigungsstand ist zumeist unbekannt. Zwischenzeitlich verfallen Skonti unwiederbringlich.

Rechnungsfreigaben auf Klick
Mit DocuWare ist das anders, denn Kopien entfallen. Belege wie Rechnungen und Lieferscheine werden zur Archivierung vollautomatisch mit Indexbegriffen wie Kundennummer und -name, Adresse oder Lieferschein-Nummer versehen. Das System ordnet sie entsprechend zu und legt sie selbständig im zentralen Dokumenten-Pool ab.

Jeder Mitarbeiter kann bei Bedarf sofort über das ERP-System oder über DocuWare auf die Belege zugreifen. Auch eine Volltextsuche ist möglich. Lauf- und Bearbeitungszeiten verkürzen sich erheblich, da der Einkauf und die Fachabteilung alle notwendigen Dokumente zur Rechnungsprüfung vorliegen haben.
Dank elektronischer Freigabe-Stempel ist immer sofort klar, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung befindet. Rückfragen sind eine Ausnahme und Skonto-Fristen werden gewahrt.