Personalabteilung

Bessere Personalarbeit dank effizienter Prozesse

Lebensläufe, Verträge, Versetzungsschreiben, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Spesenbelege, Urlaubsanträge – in der Personalabteilung fallen riesige Mengen an Papierbelegen an. Die Mitarbeiter stehen vor einer großen Herausforderung: alle Dokumente müssen schnell, vertraulich und absolut zuverlässig bearbeitet, archiviert und wiedergefunden werden.

Beschreibung

Innerbetriebliche Kommunikation
Fragen von Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kollegen auch aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung lassen sich dank DocuWare ad hoc am Telefon klären. Zusätzliche Recherchen und unnötige Rückrufe entfallen.

Effizienzsteigerung
Von der Rekrutierung über die Betreuung, Förderung und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter – alle Prozesse in der Personalabteilung werden effizienter. Die Kollegen erhalten mehr Service, und auch die Führungskräfte werden durch das Dokumenten-Management bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Die Zufriedenheit aller Mitarbeiter steigt.

Diskret und revisionssicher
Die sensiblen Inhalte der Dokumente und die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes erfordern einen sorgsamen Umgang sowohl mit Papierunterlagen als auch mit Dateien und E-Mails.
Die steigende Anzahl der elektronischen Dokumente sowie Medienwechsel erschweren die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen zusätzlich. Die sichere Festlegung von Zugriffsrechten, die revisionssichere Archivierung und die Integration in bestehende DV-Systeme der Personalabteilung machen ein DMS als Hilfsmittel nahezu unverzichtbar. Selbst der Administrator kann nicht auf die Dokumente zugreifen.

Die Prozesse

Personalverwaltung
Personalakten umfassen Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Gehaltserhöhung, Beurteilungen, Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Weiterbildungsnachweise und vieles mehr. Um Mitarbeiter optimal betreuen zu können, ist der Zugriff auf ihre Daten zwingend notwendig, etwa bei Versetzungen, Beförderungen, im Arbeitsrechtsfall oder bei der jährlichen Zielvereinbarung.
In vielen Unternehmen verbringen Personalsachbearbeiter einen großen Teil ihrer Zeit mit Papier. Dabei ist die Arbeit mit Papierdokumenten ineffizient und zeitraubend.

Nutzen durch DocuWare
Mit DocuWare-Lösungen verbessern Sie die Effizienz der Personalabteilung erheblich:
eine elektronische Akte gibt allen Personalsachbearbeitern und Managern einen zentralen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten und -dokumente. Individuelle Zugriffsrechte ermöglichen den Zugang auch nur zu Teilen einer Mitarbeiterakte; so wird die Vertraulichkeit verbessert.

Routineprozesse werden durch einfach bedienbare elektronische Workflows, beispielsweise zur Genehmigung von Urlaubsanträgen, bezahltem/unbezahltem Freizeitausgleich, Überstunden etc., erheblich beschleunigt. Dabei werden die Unterlagen automatisch an die richtigen Personen im Unternehmen zur Freigabe weitergeleitet. Protokollfunktionen ermöglichen dem Management, Engpässe im Prozess schnell identifizieren zu können.