Rechnungswesen

Kosten senken und Liquidität steigern durch schnellere
Prozesse

Kaufmännische Abteilungen sind das Haupteinsatzgebiet von DocuWare.
Um Dokumentations- und Nachweispflichten nachzukommen, ist der Einsatz eines elektronischen Archivs unumgänglich.
Weitere Vorteile sind eine deutlich geringere Recherchearbeit, große Platzersparnis, höhere Skontoerlöse und beschleunigte Zahlungseingänge.

 

Beschreibung

Im Rechnungswesen fallen aufgrund wirtschaftlicher und gesetzlicher Anforderungen große Mengen an aufbewahrungspflichtigen Dokumenten an. Die systematische Ablage der Unterlagen ohne ein Dokumenten-Management-System (DMS) kostet viel Zeit und viel Platz. Auch die Recherche nach Dokumenten ist oft sehr zeitraubend, wenn Belege ausgelagert oder falsch eingeordnet worden sind.

 

Gesetzliche Anforderungen
– GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Vollständigkeit, Zeitgerechtigkeit, Nachprüfbarkeit und die Maxime „Keine Buchung ohne Beleg“ sind das tägliche Brot jeder kaufmännischen Abteilung.

 

Aufbewahrungsfristen
Laut Steuergesetzgebung staffeln sich Aufbewahrungsfristen bis zu zehn
Jahre. Dokumente spielen beispielsweise eine wichtige Rolle bei der
Produkthaftung oder bei vertraglichen Ansprüchen. In diesen Bereichen ist
teilweise eine noch längere Aufbewahrung erforderlich.

 

Interne Abläufe
Der Zugriff auf aktuelle Informationen wie Kostenstellen oder Buchungscodes muss jederzeit möglich sein. Nur so ist sichergestellt, dass die interne Kosten- und Leistungsrechnung richtige Zahlen liefert.

 

Effektiv mit DocuWare
Durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems DocuWare wird im Rechnungswesen eine wesentlich höhere Transparenz erreicht. DocuWare organisiert interne Prüfungsvorgänge sicher und zeitnah. Durchlauf-, Transport- und Liegezeiten von Belegen werden verkürzt oder entfallen gänzlich. Dezentrales, zeitgleiches Arbeiten ist möglich. Die aktuelle Informationsversorgung aller Verantwortlichen ist sichergestellt, da man jeden Beleg sofort recherchieren kann. Notwendige Kontrollen lassen sich einfacher und besser abwickeln, Archivräume werden überflüssig und eine Betriebsprüfung lässt sich wesentlich schneller vorbereiten.

 

 

Die Prozesse

Debitorenbuchhaltung
Vom Rechnungsausgang über die Mahnung bis hin zum Geldeingang ist es oft ein langer Weg. Immer wieder tauchen zahlreiche Fragen auf, bevor ein Kunde seine Lieferung bezahlt.

 

Nutzen durch DocuWare
Wenn alle relevanten Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool liegen, Fragen sofort geklärt und Belegkopien per Mausklick gesendet werden können, steht einem zeitgerechten Zahlungseingang nichts mehr im Wege. Die Abwehr von Gewährleistungsansprüchen sowie eine bessere Kontrolle und Zusammenarbeit der dezentralen operativen Einheiten sind geldwerte Vorteile. Durch den geringeren Rechercheaufwand haben Mitarbeiter mehr Zeit für Kernaufgaben. Motivation und Zufriedenheit des Teams steigen deutlich.

 

Kreditorenbuchhaltung
Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung vergeht oft mehr Zeit, als der Hersteller für die Gewährung des Skontos bereitstellt. Rechnungskopien durchlaufen bis zur Freigabe viele Stationen, oft fehlen für die Prüfung notwendige Informationen wie Verträge oder Lieferscheine; lange Liege- und Bearbeitungszeiten sind die Regel. Oftmals ist der aktuellste Genehmigungsstand nicht bekannt. Nachfragen von Lieferanten verursachen aufwändige Recherchen und wiederum Kopien. Doppelablagen von Original und Umlaufkopien verwirren ebenfalls.

 

Nutzen durch DocuWare
Der DocuWare-Dokumenten-Pool hält alle notwendigen Informationen bereit und gewährleistet einen transparenten Bearbeitungsstand, Skontoerlöse sind gesichert. Der Bearbeitungsprozess wird deutlich kürzer, die Zusammenführung von Kopien und Original sowie Doppelablagen entfallen.

Auch in der Kreditorenbuchhaltung haben die Mitarbeiter durch weniger Suchaufwand mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Das Unternehmen gewinnt durch die reduzierten Gesamtkosten für die Rechnungsprüfung. Bessere Konditionen beim Lieferanten sowie die Ausnutzung von Vertragsmodalitäten sind klare Vorteile des DocuWare-Einsatzes. Mahngebühren und Doppelt-Zahlungen gehören der Vergangenheit an.

 

Abweichungsanalyse
Regelmäßig erstellt das Controlling detaillierte Kostenstellen- sowie Kostenträgerauswertungen und legt sie den Verantwortlichen zur Steuerung der Geschäftsabläufe vor. Hieraus ergeben sich Fragen, die die Kostenstellenleiter wiederum nur durch den Zugriff auf Dokumente beantworten können.

 

Nutzen durch DocuWare
Alle relevanten Dokumente, Plan- und Budget-Änderungen liegen im DocuWare-Dokumenten-Pool auf Knopfdruck bereit, Fragen lassen sich schnell beantworten. Die Kontrollmöglichkeiten der Abweichungen werden verbessert, der Aufwand dafür gleichzeitig minimiert. Eine effektivere Steuerung des Unternehmens ist die Folge. Die richtigen Zahlen stehen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu Verfügung.

 

Planung
In eine (Budget-)Planung sind unterschiedliche Personen und Abteilungen eingebunden. Dies setzt eine exakte Koordination und Abstimmung voraus.

 

Nutzen durch DocuWare
DocuWare stellt im Dokumenten-Pool alle Planungsprämissen, Projekt- und Zeitpläne sowie ein Versionsmanagement für die Dokumentation der Planungsstände bereit. Zudem gewährleistet das Dokumente-Management-System, dass sich über Workflow-Funktionen einzelne Teilschritte einfach steuern lassen – etwa Freigabe, Zugriff auf sämtliche Pläne vergangener Jahre sowie anderer Abteilungen. Der schnelle Zugriff auf Kostenstellenauswertungen, Rechnungen, Statistiken und Berichte der laufenden Periode ist sichergestellt.

Bei erhöhter Planungsqualität wird durch DocuWare gleichzeitig der Planungsaufwand reduziert. Fehler aufgrund unterschiedlicher Versionen von Planungsdateien, Planungsvorlagen oder -prämissen werden vermieden.