Unternehmensweiter Einsatz

Optimaler Informationsfluss und effiziente Prozesse

DocuWare archiviert unternehmensweit Daten aus unterschiedlichen IT-Systemen rechtssicher in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder autorisierte Mitarbeiter kann sofort formatunabhängig auf alle Informationen zugreifen; auch über Internet. Integration in Drittanwendungen sowie Systemkonfiguration sind ein Kinderspiel.

Beschreibung

Kurze Prozesse eine Mär?
Heutzutage tauschen Mitarbeiter ständig Daten wie E-Mails, Verträge, Kundenanfragen, Rechnungen und technische Pläne aus. Immer wieder werden neue Dokumente erstellt und aktualisiert. Anfragen von Kunden, Geschäftspartnern oder Zulieferern müssen beantwortet werden. Alle berechtigten Mitarbeiter sollen jederzeit sofort auf alle benötigten Schriftstücke zugreifen können. Die Realität in vielen Unternehmen sieht jedoch so aus, dass Mitarbeiter Informationen suchen und sie in anderen Abteilungen anfordern müssen. Oft warten sie dann Tage auf diese Unterlagen. Die Folge: Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sinken.

Schritte im Schneckentempo
Die Gründe für den schleppenden Informationsaustausch sind vielfältig: Dokumente werden teils von Hand weitergereicht. Mitarbeiter drucken Dokumente, Zeichnungen und elektronische Korrespondenz wie E-Mails und legen diese in Ordnern ab, deren Inhalte verstauben.

Informationsinseln ohne Ende
Viele elektronische Lösungen gewährleisten keinen reibungslosen Informationsfluss. Die Buchhaltungssoftware und die Systeme der Fachabteilungen kommunizieren nicht miteinander. Nicht alle Belege werden revisionssicher und mit allen Richtlinien konform archiviert. Mitarbeiter einzelner Abteilungen können nur auf die Daten ihres Fachsystems zugreifen. Keiner hat den Überblick. Der Kundenservice sieht etwa nicht auf seinem Monitor, ob eine Rechnung schon gestellt wurde. Dem Vertrieb liegen Kundenakten nur unvollständig vor. E-Mails sind in vielen Unternehmen regelrecht Privatbesitz.

Mit DocuWare Brücken schlagen
Mit DocuWare ist das anders: autorisierte Mitarbeiter können weltweit über den zentralen Dokumenten-Pool auf alle Dokumente zugreifen. Über zertifizierte Schnittstellen lässt sich DocuWare in Drittsysteme einbinden. Auch sonst ist die Integration einfach, denn DocuWare basiert auf einer offenen SOA-konformen Plattform.

Die Prozesse

Vertrieb und Kundenservice
Sämtliche von Ihrer ERP-Lösung generierten Dokumente werden von Mitarbeitern und Kundenberatern in Ordnern archiviert, nachdem sie diese gedruckt, fotokopiert, gelocht und abgeheftet haben. Die Kundenkorrespondenz aus Emailsystemen wird oft unstrukturiert abgelegt. Deshalb müssen Service- und Supportmitarbeiter bei Kundenanfragen nach entsprechenden Belegen und E-Mails suchen. Die Recherche im Aktenlager nimmt jedoch häufig Stunden in Anspruch. Die Folgen: Anfragen lassen sich nicht sofort am Telefon beantworten – die Wettbewerbsfähigkeit leidet.

Effiziente Geschäftsprozesse
Mit DocuWare legen Sie alle Belege im zentralen Dokumenten-Pool ab. Diese werden automatisch mit Indexbegriffen wie Kundennummer, -name, Adresse und Lieferscheinnummer versehen. Anschließend können weltweit berechtigte Mitarbeiter in Sekunden sicher wie aktuell auf diese zugreifen – auch über das Web. Doppelablagen entfallen und kostspielige Suchzeiten reduzieren sich. Egal ob Kundenservice, Außendienst, Vertrieb, oder Buchhaltung: alle Abteilungen beantworten Fragen auf der Stelle. Kundenbindung und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens steigen.

Rechnungswesen und Controlling
Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung vergeht oft soviel Zeit, dass Skontofristen verfallen. Die Gründe: die Hauspost ist langsam, oft fehlen in den einzelnen Fachabteilungen Informationen zur Prüfung wie bspw. Verträge oder Lieferscheine. Auch die Rechnungsstellung läuft schleppend. Die liquiden Mittel Ihres Unternehmens sinken.

Rechnungsbearbeitung
Mit DocuWare verkürzen Sie Bearbeitungszeiten von Ein- wie Ausgangsrechnungen. Eingangsrechnungen geben Sie durch elektronische Stempel in Sekunden frei. Rückfragen entfallen, da jede Fachabteilung unternehmensweit alle zur Prüfung notwendigen Dokumente über den zentralen Dokumenten-Pool einsehen und bearbeiten kann.
Skontofristen werden gewahrt und Mahngebühren sowie Doppelzahlungen gehören der Vergangenheit an.

Über den zentralen Dokumenten-Pool lassen sich auch Ausgangsrechnungen neben dem herkömmlichen Postversand via Kommunikationssoftware per Fax oder E-Mail verschicken. Ihr Unternehmen spart Zeit und Papier. Zusätzlich haben Sie mit DocuWare automatisch alle Ihre Dokumente revisionssicher und compliance-konform archiviert.

Produktion und Qualitätssicherung
Alle Parameter einer Produktion – das können Messungen, handschriftliche Notizen, Zeichnungen und Verträge sein – werden in einem Aktenlager aufbewahrt. Doch auch bei sorgfältiger Ablage gestaltet sich die spätere Suche beschwerlich.

Alle Produktparameter im Griff
Mit dem zentralen Dokumenten-Pool von DocuWare haben Sie alle Produktionsparameter im Griff. Abteilungsübergreifend können Mitarbeiter – unabhängig, ob in Qualitätssicherung, Einkauf oder Support – im zentralen elektronischen Archiv auf die gesammelte technische Dokumentation zugreifen. Ihr Unternehmen wird dem Produkthaftungsgesetz gerecht und steigert seine Produktivität.