E-Mail-Archivierung

Für Unternehmen gewinnt die Email-Archivierung zunehmend an Bedeutung. Die Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wachsen: Email-Verwaltung und Email-Archivierung sollen nicht nur den Mailserver entlasten, sondern die Datensicherung muss revisionssicher sein. Zudem soll das Archivieren möglichst automatisch erfolgen.

 

Beschreibung

E-Mails: Fluch oder Segen?
Die Welt ist in den letzten Jahren dank E-Mail näher zusammengerückt. Zunehmend errerichen Dokumente wie Verträge, Angebote und Briefe binnen Sekunden ihre Empfänger, und das teilweise über tausende von Kilometern hinweg. Große Empfängergruppen erhalten zeitgleich Informationen. Der Kommunikationsfluss innerhalb von Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern vereinfacht und beschleunigt sich wesentlich. Aber wohin mit der Vielzahl elektronischer Nachrichten? Weniger als ein Fünftel der Unternehmen denkt über die Aufbewahrung von E-Mails nach. Kaum ein Unternehmen hat eine eigene Email-Policy implementiert. Die Notwendigkeit, E-Mails zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern und zu archivieren wird immer dringlicher.

 

Die Prozesse

Zur Email-Archivierung existieren grundsätzlich zwei Ansätze: entweder erfolgt die Archivierung dezentral durch den Mitarbeiter am Arbeitsplatz oder zentral am Server – DocuWare beherrscht beide Ansätze.

Dezentrale Archivierung am Arbeitsplatz
Die Archivierung der elektronischen Post bleibt dem Mitarbeiter am Arbeitsplatz überlassen. Er entscheidet eigenverantwortlich, welche E-Mails er wann, wo und wie archiviert. Dazu überwacht DocuWare einen definierten Ordner zum Beispiel in Outlook. Sobald der Nutzer eine E-Mail in diesen Ordner verschiebt, wird die Mail abgelegt und, falls gewünscht, in der Mailbox gelöscht. Je nach Anforderung archiviert DocuWare Mails im Originalformat oder konvertiert sie in .rtf- oder .txt-Dateien.

Durch eine Anbindung ans Adressbuch oder andere Datenbanken ergänzt
DocuWare E-Mails um wichtige Informationen wie Firma oder Name. Betreff, Sender, Empfänger und Datum werden dabei automatisch übernommen.

E-Mails lassen sich so einfach Fach- und Sachgebieten zuordnen. Die Anhänge archiviert DocuWare zusammen mit dem Mailtext und den Index-Informationen. Dabei erzeugt das System zusätzlich einen Volltextindex, der auch alle Anhänge erfasst. Dieser erleichtert eine eventuelle spätere Suche erheblich.

Die Konfiguration von DocuWare ACTIVE IMPORT ist dank mitgelieferter Schritt-für-Schritt-Anleitung in wenigen Minuten erledigt.
Die erforderliche Konfiguration von DocuWare ACTIVE IMPORT ist in wenigen Minuten erledigt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist vorhanden.

Zentrale Archivierung am Server
Eine zentrale Archivierung aller E-Mails auf dem Server kann für manche Unternehmen unumgänglich sein – etwa aus börsenrechtlichen Gründen (SOX). Damit hierbei nicht eine Unmenge an Spam und Viren archiviert werden, empfiehlt es sich, die entsprechenden Filter und Virenscanner der jeweiligen Mail-Systeme zu nutzen. Diese können DocuWare problemlos vorgeschaltet werden.
Die Konfiguration von DocuWare erfolgt einfach nur am Exchange-Server mit DocuWare ACTIVE IMPORT.

Doch Achtung: Ihr Unternehmen sollte eine E-Mail-Policy besitzen, sonst widersprechen sowohl das Löschen von Spam-Mails als auch die Archivierung privater E-Mails dem Datenschutz.

 

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