Records Management

Aufbewahrung und Zugriff steuern

Für die revisionssichere Archivierung stellt DocuWare Sicherungsmechanismen zum Schutz vor Manipulation von Belegen auf dem Weg von der Erfassung bis zur Langzeitarchivierung auf unveränderlichen Datenträgern und Speichersystemen zur Verfügung.

Einschlägige gesetzliche und regulatorische Anforderungen, beispielsweise AO, GDPdU, Basel II und Sarbanes Oxley, werden erfüllt. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden automatisch überwacht. In Papierform vorliegende Akten können von der DocuWare-Datenbank mit Lagerorten und Aufbewahrungsfristen mitverwaltet werden.

 

Beschreibung

Gesetzeskonformer Dokument- und Datenzugriff
Die gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten für auswertbare Daten sind über Exportfunktionen während des gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraums sichergestellt. Spooldaten, die über Computer Output on Laser Disk (COLD) oder Windows-Druckertreiber TIFFMAKER automatisch von den kaufmännischen Lösungen übernommen wurden, können über das Hinterlegen von Formularvorlagen jederzeit originalgetreu reproduziert werden.

 

Maßgeschneiderte Zugriffsrechte
Durch ein detailliertes Berechtigungskonzept mit Gruppen, Rollen und Profilen wird der Zugriff auf die Dokumente zuverlässig gesteuert. Mitarbeiter, Prüfer aber auch Kunden und Lieferanten bekommen dadurch garantiert nur die Dokumente zu sehen, für die ihnen die jeweils notwendige Berechtigung erteilt wurde. Der direkte Zugriff auf digitalisierte Dokumente über das Dateisystem ist nicht möglich. Protokollierungsfunktionen ermöglichen auch nach Jahren den Nachweis, welcher Benutzer wann auf ein Dokument zugegriffen und es verändert hat.

 

Elektronische Signatur
DocuWare integriert alle Formen der Elektronischen Signatur: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen sowie Zeitstempel und handschriftliche Signaturen. Sie sind nahtlos in das DocuWare-System integriert und damit für jeden Anwender nutzbar. So werden Integrität der Dokumente und Authentizität der Bearbeiter zusätzlich gesichert.

Mit seinen umfassenden Sicherheitsfunktionen unterstützt DocuWare die Gewährleistung der Compliance im Unternehmen.