Verteilte Standorte

Der Online-Zugriff auf Dokumente über Standortgrenzen hinweg gehört zu den wesentlichen Vorteilen des elektronischen Dokumenten-Managements. Das DocuWare 5 Client-Programm kann in vollem Funktionsumfang weltweit über das Internet auf Archive und Dokumente in der Zentrale zugreifen. Hierzu muss lediglich die richtige IP-Adresse am Client-PC konfiguriert werden.

Beschreibung

Archive synchronisieren
Zusätzlich können Archive unterschiedlicher Standorte miteinander synchronisiert werden. Anhand feingliedriger Regeln wird beispielsweise eingestellt, welche Dokumente eines Archivs in der Zentrale bei der nächtlichen Synchronisierung auf das Archiv einer Niederlassung synchronisiert werden. So arbeiten Zentrale und Niederlassung sehr komfortabel mit den gleichen Dokumenten bei minimalen Antwortzeiten und ohne Belastung von Standleitungen. Zweigstellen und Tochtergesellschaften im In- und Ausland lassen sich so optimal in das Dokumenten-Management integrieren.

Offline-Betrieb mit dem Laptop
Die gleiche Synchronisationstechnik nutzt DocuWare, um mobile Benutzer, die mit Laptops arbeiten einzubinden. Der Außendienst hat immer sämtliche Unterlagen seiner Kunden auf aktuellem Stand dabei. E-Mails oder andere Dokumente, die der Außendienstmitarbeiter selbst erstellt, archiviert er in seinem Laptop-Archiv. Sie werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in die Zentrale übertragen und stehen dort dem Innendienst zur Verfügung. Dadurch, dass Innen- und Außendienst über die gleichen vollständigen Information verfügen, verbessern sich Kundenservice und Mitarbeiterzufriedenheit. Auch Workflow-Prozesse lassen sich auf mobile Benutzer ausdehnen.

Workflow-Prozesse standortunabhängig
Die neue DocuWare-Architektur macht es sehr einfach, dokumentenbasierte Prozesse auf Home-Offices oder andere entfernte Arbeitsplätze auszudehnen. Sogar mobile Benutzer werden mit eingebunden: die Genehmigung von Angeboten oder die Freigabe von Rechnungen kann offline auf dem Laptop erfolgen. Bei der nächsten Synchronisation wird der Arbeitsschritt automatisch wieder an die Zentrale übergeben und der dort zuständige Kollege von DocuWare zur weiteren Bearbeitung aufgefordert. Gerade durch die Einbeziehung entfernter Arbeitsplätze und mobiler Benutzer in die elektronische Prozesssteuerung wird die Effizienz im Vergleich zu von Papier dominierten Abläufen deutlich erhöht.