Workflow

Die Dokumenten-Workflow-Lösung von DocuWare verbessert Arbeitsabläufe und Unternehmensprozesse: Arbeitsabläufe beschleunigen sich und Medienwechsel werden vermieden.

Jeder Mitarbeiter einer Prozesskette kann mittels elektronischem Workflow sofort auf alle Dokumente zugreifen. Die Konfiguration erfolgt sehr einfach über Stempel des Dokumenten-Management-Systems.

 

Beschreibung

Kurze Prozesse – eine Mär?
Von überall strömen heutzutage Informationen auf uns ein: Ständig werden wir mit Daten wie E-Mails, Verträgen, Kundenanfragen, Rechnungen und Briefen bombadiert. Mehr und mehr geschäftliche Korrespondenz wird elektronisch in Sekunden über Kontinente hinweg ausgetauscht. Die Welt dreht sich scheinbar ein Stück schneller.

Nur schade, wenn die Evolution am Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter halt macht und hier die Steinzeit beginnt. Hausintern müssen viele Angestellte noch Informationen jagen und sammeln, selbst wenn dadurch Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit leiden.

Die Prozesse

Zielgenau und in Sekunden sollen alle Dokumente durch elektronische Workflows jeweils zuständige Mitarbeiter weltweit erreichen. Die Unternehmensprozesse müssen dabei automatisiert im Hintergrund ablaufen – mit DocuWare ist das kein Problem!

Rechnungsfreigaben mit Stempeln
Mit DocuWare lassen sich Geschäftsprozesse wie die Bearbeitung von Eingangsrechnungen sehr einfach steuern. Eingehende Rechnungen werden zum Beispiel in der Poststelle mit Barcode inklusive fortlaufender Nummer beklebt und gescannt. Die Weiterleitung zur Buchhaltung erfolgt automatisch.
Diese versieht das eingehende Dokument mit einem digitalen Kostenstellenstempel. Durch den Aufdruck erhält der Kostenstellenverantwortliche automatisch die Rechnung. Er kann sie wiederum mit einem Stempel freigeben oder mit einem Kommentar versehen ablehnen. Zur Buchung oder für eventuelle Rückfragen wird das Dokument dann automatisch zur Buchhaltung zurückgesandt. Somit lassen sich Eingangsrechnungen in Sekundenschnelle bearbeiten. Skontofristen werden gewahrt und die Liquidität Ihres Unternehmens verbessert sich.

Durchblick durch Joblisten
Joblisten zeigen dabei jede Rechnung, die ein Anwender aktuell bearbeiten soll. Auch bieten sie der Buchhaltung eine Übersicht aller Rechnungen, die vor der Buchung noch zur Genehmigung durch Dritte anstehen. Damit hat die Verwaltungskraft mit einem Klick den gesamten Workflow im Auge.

Maximale Transparenz
Alle autorisierten Mitarbeiter können mit DocuWare jeden Workflow nachvollziehen. Alle Freigabeschritte werden mit Benutzername und Datum festgehalten. Die elektronische Rechnung bildet durch Anmerkungen und Stempel den Prozessverlauf und seinen eigenen Freigabestatus wie eine Papierrechnung ab. Je nach Anforderung erzwingt oder unterdrückt DocuWare Stempeldarstellungen und Anmerkungen auf Dokumenten bei Anzeige und Ausdruck.

Sehr einfache Bedienung
Die Anwendung lässt sich sehr einfach bedienen: die digitalen Freigabeprozesse durch Stempel bilden die Vorgänge der Rechnungsbearbeitung auf Papier ab.