Mehr Effizienz durch Scannen

 

Heutzutage verändern Technologien die Art und Weise, mit der wir im Büroalltag mit den wachsenden Datenmengen umgehen. Zu den bedeutendsten Verbesserungen zählt das Digital Imaging, bei dem Dokumente gescannt und in eine elektronische Datenbank eingepflegt werden. Das Scannen kann dazu beitragen, Ihrem Unternehmen Zeit und Kosten für die Bearbeitung lästiger Papierberge zu sparen.

Einige der kosteneffizienten Möglichkeiten, die das Scannen bietet:

Effiziente Verwaltung von Dateien und Datensätzen – Dank der elektronischen Konvertierung gescannter Dokumente gehört das Ablagechaos der Vergangenheit an. Keine Verschwendung von Zeit mehr für die manuelle Archivierung oder die Suche nach falsch abgelegten Dokumenten. Die elektronische Ablage ist zudem eine kosten- und platzsparende Alternative zu sperrigen Aktenschränken.

Besser zugängliche Daten – Die elektronische Ablage Ihrer Daten macht diese leichter und schneller zugänglich – und das standortunabhängig. Sie können von überall aus eingesehen, kopiert und übertragen werden. Dokumente sind effizienter auffindbar, wenn Ihre Mitarbeiter die digitale Datenbank nach Titeln und Schlüsselwörtern durchsuchen können. Außerdem können sie von mehreren Benutzern gleichzeitig eingesehen werden.

Mühelose Übertragung und Verteilung von Daten – Im gesamten Büro verringert sich der Papierstrom erheblich, da alle Dokumente elektronisch eingesehen werden können. Digitale Kopien können umgehend per E-Mail versendet werden, so dass sie elektronisch ausgefüllt und unterschrieben bzw. ausgedruckt werden können.

Höhere Sicherheit für vertrauliche Unterlagen – Sobald Ihre Dokumente gescannt und elektronisch gespeichert sind, können Sie die Sicherheit erhöhen, indem Sie den Zugriff auf bestimmte Mitarbeiter beschränken. Unbefugten oder verärgerten Mitarbeitern kann so der Zugriff auf sensible Informationen verweigert werden. Zusätzlich können Sie durch Prüfprotokolle herausfinden, wer Ihre Dokumente eingesehen oder bearbeitet hat.

Verbesserte Möglichkeiten der Datenwiederherstellung – Brände, Überschwemmungen und Naturkatastrophen können große Datenverluste zur Folge haben; dagegen ist niemand gefeit. Gibt es allerdings eine elektronische Version Ihrer Dokumente, können Sie mehrere Kopien anfertigen und an mehreren externen Standorten aufbewahren. Ihr Unternehmen kann so – völlig unabhängig von äußeren Umständen – wie gewohnt seinen Betrieb fortsetzen.

Umweltfreundlichere Geschäftspraktiken – Scannen minimiert die Belastung der Umwelt durch Ihr Unternehmen. Durch die Digitalisierung werden weniger Papierkopien benötigt, Schreibarbeit kann elektronisch ausgeführt und Faxe können papierlos versendet werden.