Erfassen und Ablegen

Auch im digitalen Zeitalter ist es noch an der Tagesordnung, dass Unternehmen ihr Informationsmanagement papierbasiert abwickeln. Dabei „organisieren“ sie ihre Dokumente auf die uralte Art und Weise: in Schreibtischschubladen, Archiven oder gar Kartons.

 

Dazu kommt: digitale Dokumente, beispielsweise Spreadsheets, werden „sicherheitshalber“ ausgedruckt und ebenfalls abgeheftet. Die Folge: Unternehmen produzieren Berge an Papier, die immer mehr Platz für die Ablage benötigen – gleichzeitig wird der Zugriff auf benötigte wichtige Unterlagen immer schwieriger.

Andere Unternehmen wähnen sich auf der sicheren Seite, weil bereits elektronische Speicher zum Einsatz kommen: Archivdateien auf dem Desktop oder „handgestrickte“ Archive auf Servern. Doch der allgemeine Zugriff auf diese Insellösungen ist schwierig, zeitraubend und ineffizient. Mitarbeitern aus Vertrieb, Verkauf, Rechtsabteilung oder anderen Unternehmensbereichen fehlen dringend benötigte Informationen.

Es geht auch anders

DocuWare verwaltet Ihre Informationen so, wie es für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Dabei wählen Sie die Prioritäten, Kategorien oder Suchbegriffe aus.

Haben Sie ein Papierdokument gescannt oder ein elektronisches Dokument beziehungsweise eine E-Mail erhalten, so werden diese Informationen von DocuWare automatisch abgelegt. Der Zugriff darauf erfolgt einfach per Klick. Das Resultat: höhere Produktivität und Profitabilität auf der ganzen Linie.

DocuWare denkt genau wie Sie

Alle unterschiedlichen Dokumente werden mit DocuWare kinderleicht, sicher und geschützt archiviert. Damit Sie Unterlagen schnell und einfach wiederfinden, wird jedes Dokument bei der Ablage im Dokumenten-Pool mit Indexbegriffen – also mit Ordnungskriterien – versehen.

Die Indexierung läuft normalerweise vollautomatisch: Indexbegriffe werden beispielsweise aus externen Quellen wie Textdateien oder Datenbanken entnommen oder direkt aus dem Dokument ausgelesen – über OCR-, Barcode-Erkennung oder über den zum Patent angemeldeten Intelligent Indexing Service.