ZView – Scanlösung für Akten mit Plänen

Die Scanproduktions-Software ZView-4D steuert und überwacht die gesamte Produktion gemäß Ihren Qualitätsansprüchen und Regeln. In diesem Beispiel für das Scannen von Bauakten sehen Sie, wie auf die speziellen Anforderungen eingegangen und die Scanproduktion hocheffizient wird.

 

ZView Monitor Baunakten

 

Die Bauakte stellt in der Digitalisierung besondere Anforderungen an das Verfahren:

  • Verschiedene Arbeitsplätze für Schriftwechsel und Pläne -> Gefahr für die Sicherstellung von Reihenfolge und Zusammengehörigkeit
  • Schwieriges, teilweise altes Beleggut -> Erhöhte Anforderung an die Qualitätskontrolle
  • Schwieriges und unübersichtliches Handling -> Gewährleistung der vollständigen Verarbeitung

Bauakte

 

Der Prozess wird in ZView definiert und an die Arbeitsplätze weitergeleitet. So werden die Arbeitsschritte (Matcherfassung, Scannen, Qualitätskontrolle und Export) zentral gesteuert und überwacht. Insbesondere die Problematik der Parallelverarbeitung von Dokumenten bis DIN A3 und solchen, die größer als DIN A3 sind, wird unter Berücksichtigung von Qualität und Effizienz in besonderer Weise Rechnung getragen: durch eine vom System ausgeführte Protokollierung der Entnahme der Pläne in der Aufbereitung wird eine schnelle und einfache Verarbeitung an einem gesonderten Arbeitsplatz ermöglicht. Nach dem Scannen der Akten und Pläne an verschiedenen Arbeitsplätzen werden diese wieder automatisch zusammengeführt.

 

Match Pläne

 

In der Matcherfassung werden die Akten vor dem Scannen erfasst. Von diesem Moment an sind die Akten registriert und eine Vollständigkeitskontrolle aktiv. Anschließend werden die Akten-Indizes erfasst und Entnahmeblätter, die als Platzhalter in der Akte dienen, ausgedruckt. Diese Entnahmeblätter enthalten neben den Informationen aus der Matcherfassung automatisch generierte Pläne-Barcodes, die das spätere Zusammenführen mit der Akte erlauben.

 

Die Akte wird dann im Stapelverfahren mit den Platzhaltern anstelle der Pläne gescannt. Pläne können anschließend gesammelt und ebenfalls im Stapelverfahren an einem Planscan-Arbeitsplatz gescannt werden.

ZView Scan Pläne-Platzhalter

 

Sobald der Stapel finalisiert ist und der Plan-Scan vom Planscan-Arbeitsplatz im Netzwerk-Verzeichnis vorliegt, wird der Platzhalter durch den Plan-Scan ersetzt: an korrekter Stelle in der richtigen Akte und vollautomatisch!

 

ZView QS Plan autom. Einfügen

 

Erst wenn alle Platzhalter im Scan-Stapel durch die Plan-Scans ersetzt wurden, ist ein Freigeben und damit ein Export des Stapels möglich, um so die Vollständigkeit zu gewährleisten.

 

Als i-Tüpfelchen kann der Export so gestaltetet werden, dass die Gesamtakte den Plan als komprimierte Version erhält und der Original-Scan Speicherplatz sparend separat exportiert wird. Die Komprimierung erfolgt dabei ebenfalls vollautomatisch:

 

Bauakte mit komprimierten Plan

 

Somit kann die Akte später im Archivsystem trotz enthaltener Pläne, welche unkomprimiert diesen Schritt erheblich einbremsen würden, problemlos schnell geöffnet und durchblättert werden. Zur Betrachtung von Details können die unkomprimierten Pläne natürlich noch zusätzlich geladen werden.

 

Farbe oder Schwarz-Weiß?

Insbesondere der integrierte Farbentscheid erzielt einen enormen Effekt: ZView trifft eine Vorauswahl der in Farbe zu archivierenden Belege (mit farblich relevanten Informationen) in einem differenzierten Schwellenwertverfahren. Dabei können dem System kategorienabhängige Schwellenwerte zugewiesen, die eine treffsichere Vorentscheidung für Farbe oder Schwarz-Weiß erlauben. Die Digitalisierung der Akten muss dank dieser Funktion nicht generell in Farbe, was viel Speicherplatz kostet, und auch nicht generell komprimiert oder in Schwarz-Weiß erfolgen, was einen Qualitätsverlust verursacht.

 

Farbentscheid3

 

 

Mit ZView meistern Sie so auch die schwierigen Anforderungen der Bauakten in einem zuverlässigen und effizienten Workflow.

 

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