Warum Dokumenten-Management Archivierung?

 

Auch die bestorganisierten Unternehmen versinken eines Tages in den Dokumentenstapeln, die archiviert werden müssen.

 

Um der wachsenden Berge an Unterlagen Herr zu werden, wenden sich viele Unternehmen an Off-Site-Storage-Anbieter, in der Annahme, nur so könne man die Unordnung in den Griff bekommen und wichtige Dokumente aufbewahren. Dabei ist dies für viele Unternehmen nicht einmal die einzige (bzw. beste) Lösung.

 

Auch wenn die Off-Site-Lagerung von Dokumenten wertvollen Büroraum freigibt, so ist vielen Unternehmen nicht bewusst, dass sie damit unnötig Geld aus dem Fenster werfen, zumal die Kosten für die externe Lagerung höher liegen als für die amortisierte Investition in ein Dokumentenmanagement-System.

 

Einige der Hauptvorteile des Dokumenten-Managements gegenüber externer Archivierung:

 

Geringere Kosten: Bei der Off-Site-Lagerung zahlen Sie Miete für den genutzten Platz. Ebenso zahlen Sie für die Abholung und Entnahme von Dokumenten sowie für Kurierdienste. Darüber hinaus vermehren sich mit der Zeit Ihre Lagerkosten. Durch die Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems wiederum können Sie Ihre Kosten senken, während andererseits der Wert Ihres elektronischen Archivs steigt.

 

Vereinfachter Dokumenten-Abruf: Bei der Off-Site-Lagerung müssen Sie für jedes Dokument, das Sie entnehmen möchten, eine Anfrage stellen und anschließend warten, bis es geliefert wird. Mit einem Dokumentenmanagement-System haben Sie hingegen die Möglichkeit, wichtige Dokumente mit nur wenigen Mausklicks abzurufen – das spart Zeit und Geld.

 

Ein Mehr an Sicherheit: Dokumenten-Management eignet sich ideal für die sichere Langzeitarchivierung, da so gewährleistet wird, dass Ihre Unterlagen gesichert werden und nicht manipulierbar sind – sie können nicht verloren gehen! Bei der externen Lagerung sind Ihre Dokumente den potenziell verheerenden Auswirkungen von Bränden, Überschwemmungen oder Naturkatastrophen ausgesetzt.

 

Bessere Wiederauffindbarkeit: Das Durchsuchen ausgelagerter Stapel von Papierdokumenten ist Verschwendung wertvoller Zeit. Mit elektronischem Dokumenten-Management können Sie bestimmte Dokumente ganz leicht auffinden – innerhalb von Sekunden.

 

Stressfreie Audits: Da Unternehmen aufgrund von Vorschriften und Steuergesetzen verpflichtet sind, bestimmte Daten sieben Jahre oder länger aufzubewahren, kommen sie nicht umhin, Dokumente zu archivieren. Mit einer Dokumentenmanagement-Lösung können Sie Ihre Daten unbegrenzt aufbewahren und Papierarchive endlich Vergangenheit werden lassen.