Was kosten Sie verloren gegangene Dokumente?

 

Um in Papierstapeln und Aktenschränken verloren gegangene Dokumente wiederzufinden, muss zwangsläufig viel Zeit aufgewandt werden – eine frustrierende Aufgabe im hektischen Büroalltag.

 

Laut aktueller Statistik von PricewaterhouseCoopers gehen 7,5 % aller Geschäftsdokumente verloren und 3 % werden falsch abgelegt. Verlorene Unterlagen kosten Sie nicht nur Zeit und Energie, sie können sich auch negativ auf Kundenservice und Produktivität auswirken und rechtliche Folgen haben.

 

Laut PricewaterhouseCoopers werden in einem durchschnittlichen Unternehmen:

 

  • für jedes Papierdokument 19 Kopien angefertigt
  • 15 € für die Archivierung jedes Dokuments ausgegeben
  • 1 von 20 Dokumenten nicht wiedergefunden
  • 90 € für die Suche nach einem verlorenen Dokument ausgegeben
  • 25 Stunden für die Wiederherstellung jedes verlorenen Dokuments vergeudet

 

Was können Sie also tun, um Unordnung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern?

 

Dokumentenablagerichtlinien: Vereinfachen Sie den Archivierungsprozess durch die Einführung von Ablagerichtlinien. Dazu gehört auch die Vereinheitlichung der Dateibenennungen und Indizierungsverfahren.

 

Scannen: Sie müssen nicht gleich „papierlos“ werden, um das Einscannen in Ihr Dokumentenablagesystem einzuführen. Scannen verringert Archivierungskosten, verbessert die Organisation und vereinfacht den gesamten Suchprozess.

 

Partnerschaft mit einem Dokumentenmanagement-Anbieter: Ein guter Dokumentenmanagement-Anbieter kann Ihrem Unternehmen langfristig Zeit und Geld sparen, Ihre gedruckten und elektronischen Dokumente optimieren und er bietet Ihnen einen kontinuierlichen Support.