Zukunftsfähige Technologien im Fokus

 

Anforderungen: Der zertifizierte Fachbetrieb zur Abfallentsorgung Eichhorn unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen: Alle Vorgänge, zum Beispiel Ein- und Ausgänge an den Standorten sowie die transportierten Abfälle und Schüttgüter, müssen dokumentiert und zehn Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden.

 

Lösung: Seit Mitte 2011 setzt Eichhorn DocuWare an drei Standorten ein: in der Zentrale in Eltmann, in der Werkstatt in Sand und im Kompost- und Erdenwerk in Bamberg. Und jährlich landen 80.000 Fahraufträge und 30.000 Wiegescheine im revisionssicheren elektronischen Archiv. Hinzu kommen noch unzählige Lieferscheine, Deponiebelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

 

Ein typischer Ablauf: Rechnungen kommen in der Hauptverwaltung an, werden zentral gescannt und den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen. So kann jeder seine Rechnungen in der Aufgabenliste online zeitnah prüfen und Skontofristen können gewahrt werden. Elektronische Stempel steuern die Rechnungsprüfung vom Eingang bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Alle Schritte sind nachvollziehbar und die Bearbeitungsdauer verkürzt sich. Auch erzeugte Ausgangsrechnungen oder Lohnabrechnungen müssen nun nicht mehr für die eigene Ablage gedruckt werden, sondern landen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool. Die Kostenersparnis ist vor allem im Rechnungswesen und der Verwaltung deutlich zu spüren. Gleichzeitig wird weniger Papier verbraucht, was der Umwelt zugutekommt – ganz im Sinne der Firmenphilosophie.